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2017年3月31日 星期五
2017年3月5日 星期日
Excel自訂排順序
在 Excel 中如果要排序，通常在欄位按右鍵後就會出現預設 A→Z 或 Z→A 讓你選擇，對於中文來說，這種情況下排序的結果往往是按第一個字的筆劃來排，但我們實際應用的時候常會碰到需要按其他方式排序的狀況，像工作方面的文件可能會遇到人名、職稱等五花八門的值需要重新排，資料沒那麼多還可以一個一個 KEY 或是複製貼上，如果碰到大量資料那要弄到什麼時候，別擔心，只要自訂排序就可以了。
如何在 Excel 中自訂排序？
開啟 Excel 檔，假設現在要處理的是姓名欄位，原本照姓氏筆畫排列，所以姓「安」的人會在第一個，但這不是正確的順序，我們就在姓名欄位的第一位按滑鼠右鍵，選擇「排序」→「自訂排序」。在 Excel 中如果要排序，通常在欄位按右鍵後就會出現預設 A→Z 或 Z→A 讓你選擇，對於中文來說，這種情況下排序的結果往往是按第一個字的筆劃來排，但我們實際應用的時候常會碰到需要按其他方式排序的狀況，像工作方面的文件可能會遇到人名、職稱等五花八門的值需要重新排，資料沒那麼多還可以一個一個 KEY 或是複製貼上，如果碰到大量資料那要弄到什麼時候，別擔心，只要自訂排序就可以了。
如何在 Excel 中自訂排序？
開啟 Excel 檔，假設現在要處理的是姓名欄位，原本照姓氏筆畫排列，所以姓「安」的人會在第一個，但這不是正確的順序，我們就在姓名欄位的第一位按滑鼠右鍵，選擇「排序」→「自訂排序」。
對一下欄與值沒錯的話，就到順序這邊選「自訂清單」。
左邊的一大排清單，預設有星期幾、月份、甲乙丙丁等等，看看有沒有你要用的，如果沒有就自訂新清單吧，在清單項目這裡打上你要排序的內容，每打一個就按 Enter 再打下一個，全部打完按「新增」。
剛剛新增的清單會在最下排，如果不對可以再修改或刪除，沒問題的話就到下一步。
再對一下你選擇的排序清單，OK 就按確定。
然後你會發現你的清單已經照你自定的排序排好了，來做個實驗。
按滑鼠左鍵黑色「+」，不管往下拉、往右拉，只要有碰到排序中的這些人名，通通會乖乖排好，以後處理這些同仁的任何 Excel 檔都不用擔心排序的問題。
如何在 Excel 中自訂排序？
開啟 Excel 檔，假設現在要處理的是姓名欄位，原本照姓氏筆畫排列，所以姓「安」的人會在第一個，但這不是正確的順序，我們就在姓名欄位的第一位按滑鼠右鍵，選擇「排序」→「自訂排序」。在 Excel 中如果要排序，通常在欄位按右鍵後就會出現預設 A→Z 或 Z→A 讓你選擇，對於中文來說，這種情況下排序的結果往往是按第一個字的筆劃來排，但我們實際應用的時候常會碰到需要按其他方式排序的狀況，像工作方面的文件可能會遇到人名、職稱等五花八門的值需要重新排，資料沒那麼多還可以一個一個 KEY 或是複製貼上，如果碰到大量資料那要弄到什麼時候，別擔心，只要自訂排序就可以了。
如何在 Excel 中自訂排序？
開啟 Excel 檔，假設現在要處理的是姓名欄位，原本照姓氏筆畫排列，所以姓「安」的人會在第一個，但這不是正確的順序，我們就在姓名欄位的第一位按滑鼠右鍵，選擇「排序」→「自訂排序」。
贏得好習慣，而非養成習慣：設計一張生活遊戲挑戰表
在我最喜歡的 RPG 遊戲裡，我們養成角色的方式，是讓角色不斷去接受挑戰與冒險，打敗怪物與破解機關，成功的戰鬥換算成經驗值，累積經驗值，角色就會成長。也就是「成功的養成」是透過「贏得」而來。
回到現實生活中，如果我們想要養成一些好習慣，也可以嘗試把這些目標變成具體的挑戰任務，可以贏得分數，讓自己透過分數換算看到實際的成長。
因為，當目標只是要養成時，感覺是被動的，但是當目標可以去「挑戰」時，就會增加想要贏取的主動力。這或許會是一個更容易做到的「養成習慣計畫」。
所以，也有不少習慣養成工具，是從「贏得好習慣」的角度來設計的，最好的例子就是把整個習慣養成過程都變成 RPG 遊戲的：「HabitRPG 教學：把養成好習慣設計成好玩的生活遊戲」。
當然，還有台灣團隊開發的幾款遊戲化養成習慣 App ：「記帳城市（養成記帳習慣）」、「 Walkr （養成走路習慣）」、「 Forest （養成專注習慣）」、「植物保姆（養成喝水習慣）」，都是同樣的概念：「去贏得你的好習慣，而非只是養成他。」
幫自己設計一張生活遊戲挑戰表：
今天這篇文章，也是用「贏得好習慣」的概念，來分享另一種做法：「為自己設計一張生活遊戲挑戰表」，透過記錄在挑戰表上的分數，來「贏得」自己想要改變的習慣。
其實好幾年前我在電腦玩物就有介紹過類似工具，像是「 Joe's Goals 」或是「 42goals 」，他們都是提供一個線上的生活挑戰表，讓我們每一天挑戰生活這場遊戲的積分。
不過今天這篇文章，我要分享「真的」為自己設計一張生活遊戲挑戰表的方法，不是依靠既定的習慣養成工具，而是用自己的紙筆筆記本、數位筆記本都能做到，或是用我下面示範的 Google 表單結合試算表，就能製作出「個人專屬的生活遊戲挑戰表」。
這樣做的好處，一方面是更好玩，因為自己設計。
另一方面則是資料可以自己永久保管，因為使用自己的筆記本或是文件檔案。
示範：用 Google 表單設計一張生活遊戲挑戰表
下面，我就一步一步示範，我如何幫自己在 Google 表單中設計出這樣一張生活遊戲挑戰表。
在我的經驗裡， Google 表單不是一個只能做問卷調查的工具，而是設計任何有效、有趣的互動輸入介面的好工具，例如記帳表、日記單：
Excel 記帳雲端進化！ Google 表單比記帳 App 還好用
用 Google 表單設計九宮格晨間日記教學：問卷自動轉特殊文件
1. 列出三到五個生活習慣挑戰：
第一步，先找出我自己想要改變的生活習慣，列出挑戰任務，我建議可以列出三到五個，太少不好，太多也不好（後面會說明原因）。
而且這些想要贏得的生活習慣，最好能涵蓋：自己生活、家庭、工作、夢想的「整體全貌」，這樣一來設計出的生活挑戰表，才會是真正的「人生遊戲」。
所以如何挑選出最適合的生活習慣挑戰呢？我建立利用我之前提過的「大腦 SPA 方法」做一次腦內檢索，全面的思考，找出隱藏在腦中真正關心的事務。
或者習慣使用心智圖的朋友，可以利用我寫過的「用心智圖體檢目標方法」，歸納出自己最需要關心的行動面向。
2. 挑戰任務要具體且簡單：
第二步，列出生活習慣後，要把想改變的生活習慣修飾一下，修飾成具體可行的挑戰任務。
根據我在「養成好習慣之前，如何建立真的做得到的習慣養成目標？」一文中所說的，一個有效的習慣挑戰任務，應該要具備：
是一個具體行動，而不是概念目標
是一個相對簡單、立即可行的行動
是一個自己已經會做（只是之前不做）的行動
最好是正向的行動
例如我在自己的範例裡，透過前面第一步驟對生活與工作全面思索，加上第二步驟列出具體可行挑戰，我最後列出的挑戰任務是：
六點早起
早上寫完一篇文章
完成每日 1+3+5 清單
晚上做10分鐘以上運動
晚上讀書30分鐘
每一個都是我可以執行的簡單、具體行動，而他們概括了我目前人生中想要進步的各個層面，這些延伸思考可以歸納如下。
六點早起（先有早起，才有一日充足時間的完成運用）
早上寫完一篇文章（是我經營電腦玩物部落格的夢想）
完成每日 1+3+5 清單（是我檢查我工作達成度的最好標準）
晚上做10分鐘以上運動（希望照顧自己身體）
晚上讀書30分鐘（希望增進自己更多成長）
3. 根據重要性設計分數：
而要開始生活遊戲的挑戰，那麼像是 RPG 一樣，有練功有分數是很重要的，所以我選擇用 Google 表單來設計生活遊戲挑戰表的原因，就是他具備測驗功能，可以計算分數：Google 表單測驗卷製作教學，幫老師自動改考卷評分。
我把前面設計好的五個生活挑戰，用「 Google 表單」製作成一張測驗卷，每個生活挑戰是一道單選題，選項就是成功、失敗，如果選擇成功就表示答對，這樣一來，如果今天某個生活挑戰有達成，就等於拿下這一題的分數。（不知道如何製作的朋友，請參考上面這篇文章連結的教學）
4. 每個挑戰的分數如何安排？
這邊有一個步驟很重要，就是要如何幫這五個習慣分配分數？當然可以隨便亂分，或是每個挑戰都是一樣的分數，但我覺得這樣效果不好，所以我的方法如下。
我讓這五個挑戰的分數加起來剛好是 100 分，因為 100 分對我們一般來說有滿分的直覺，而如果我今天的生活挑戰加起來有拿下超過 60 分，在我們的一般概念裡也直覺認為就是及格，這樣的分數計算比較有感。
接著，五個挑戰分配的分數不一樣，最重要的兩個挑戰各分配 30 分，次要的一個挑戰分配 20 分，剩下兩個不是那麼關鍵的挑戰各分配 10 分，也就是 30、 30、 10、 10、 20 分，加起來剛好 100 分。
六點早起（10分）
早上寫完一篇文章（20分）
完成每日 1+3+5 清單（30分）
晚上做10分鐘以上運動（10分）
晚上讀書30分鐘（30分）
這樣分配的好處是，無論如何，我一定要「起碼完成兩個最重要挑戰的其中一個」，我的分數加起來才會超過 60 分及格。
就像 RPG 練功一樣，就算我打死一堆小怪，如果根本沒有打敗魔王，那一點意義也沒有，所以分數的配置，要讓自己「一定要打倒起碼一隻魔王才能及格」，這樣每天的挑戰才有意義。
5. 想要拿取高分的挑戰：
在我之前這段練習的時間裡，我就每天晚上打開這份「生活遊戲挑戰表」，在手機上也能開啟，然後紀錄今天的挑戰結果，看看自己的分數，激勵自己或提醒自己明天要繼續挑戰。
6. 追蹤自己是否達標：
透過 Google 表單內建的「回覆」統計，我可以看到自己「及格」的比例，也可以看到最常失敗的挑戰等統計結果。
把 Google 表單匯出成 Google 試算表，還可以利用 Google 試算表自動統計功能，直接查看目前生活挑戰的「平均分數」有沒有及格？每個挑戰任務的達成比例有多少？
7. 給達標的自己獎勵
也不要忘記給自己設下一個目標，例如每個禮拜的成績、一個月的成績如果有超過「標準分數（例如 60 分）」，就給自己一個獎勵。
因為從我前面的分數設計中，可以看到要超過 60 分，表示我每天起碼有完成一個重要生活挑戰，這當然值得獎勵。
以上就是我的生活遊戲挑戰表方法，這個方法，說不定老師也可以在課堂上讓學生自己一起練習看看喔！
回到現實生活中，如果我們想要養成一些好習慣，也可以嘗試把這些目標變成具體的挑戰任務，可以贏得分數，讓自己透過分數換算看到實際的成長。
因為，當目標只是要養成時，感覺是被動的，但是當目標可以去「挑戰」時，就會增加想要贏取的主動力。這或許會是一個更容易做到的「養成習慣計畫」。
所以，也有不少習慣養成工具，是從「贏得好習慣」的角度來設計的，最好的例子就是把整個習慣養成過程都變成 RPG 遊戲的：「HabitRPG 教學：把養成好習慣設計成好玩的生活遊戲」。
當然，還有台灣團隊開發的幾款遊戲化養成習慣 App ：「記帳城市（養成記帳習慣）」、「 Walkr （養成走路習慣）」、「 Forest （養成專注習慣）」、「植物保姆（養成喝水習慣）」，都是同樣的概念：「去贏得你的好習慣，而非只是養成他。」
幫自己設計一張生活遊戲挑戰表：
今天這篇文章，也是用「贏得好習慣」的概念，來分享另一種做法：「為自己設計一張生活遊戲挑戰表」，透過記錄在挑戰表上的分數，來「贏得」自己想要改變的習慣。
其實好幾年前我在電腦玩物就有介紹過類似工具，像是「 Joe's Goals 」或是「 42goals 」，他們都是提供一個線上的生活挑戰表，讓我們每一天挑戰生活這場遊戲的積分。
不過今天這篇文章，我要分享「真的」為自己設計一張生活遊戲挑戰表的方法，不是依靠既定的習慣養成工具，而是用自己的紙筆筆記本、數位筆記本都能做到，或是用我下面示範的 Google 表單結合試算表，就能製作出「個人專屬的生活遊戲挑戰表」。
這樣做的好處，一方面是更好玩，因為自己設計。
另一方面則是資料可以自己永久保管，因為使用自己的筆記本或是文件檔案。
示範：用 Google 表單設計一張生活遊戲挑戰表
下面，我就一步一步示範，我如何幫自己在 Google 表單中設計出這樣一張生活遊戲挑戰表。
在我的經驗裡， Google 表單不是一個只能做問卷調查的工具，而是設計任何有效、有趣的互動輸入介面的好工具，例如記帳表、日記單：
Excel 記帳雲端進化！ Google 表單比記帳 App 還好用
用 Google 表單設計九宮格晨間日記教學：問卷自動轉特殊文件
1. 列出三到五個生活習慣挑戰：
第一步，先找出我自己想要改變的生活習慣，列出挑戰任務，我建議可以列出三到五個，太少不好，太多也不好（後面會說明原因）。
而且這些想要贏得的生活習慣，最好能涵蓋：自己生活、家庭、工作、夢想的「整體全貌」，這樣一來設計出的生活挑戰表，才會是真正的「人生遊戲」。
所以如何挑選出最適合的生活習慣挑戰呢？我建立利用我之前提過的「大腦 SPA 方法」做一次腦內檢索，全面的思考，找出隱藏在腦中真正關心的事務。
或者習慣使用心智圖的朋友，可以利用我寫過的「用心智圖體檢目標方法」，歸納出自己最需要關心的行動面向。
2. 挑戰任務要具體且簡單：
第二步，列出生活習慣後，要把想改變的生活習慣修飾一下，修飾成具體可行的挑戰任務。
根據我在「養成好習慣之前，如何建立真的做得到的習慣養成目標？」一文中所說的，一個有效的習慣挑戰任務，應該要具備：
是一個具體行動，而不是概念目標
是一個相對簡單、立即可行的行動
是一個自己已經會做（只是之前不做）的行動
最好是正向的行動
例如我在自己的範例裡，透過前面第一步驟對生活與工作全面思索，加上第二步驟列出具體可行挑戰，我最後列出的挑戰任務是：
六點早起
早上寫完一篇文章
完成每日 1+3+5 清單
晚上做10分鐘以上運動
晚上讀書30分鐘
每一個都是我可以執行的簡單、具體行動，而他們概括了我目前人生中想要進步的各個層面，這些延伸思考可以歸納如下。
六點早起（先有早起，才有一日充足時間的完成運用）
早上寫完一篇文章（是我經營電腦玩物部落格的夢想）
完成每日 1+3+5 清單（是我檢查我工作達成度的最好標準）
晚上做10分鐘以上運動（希望照顧自己身體）
晚上讀書30分鐘（希望增進自己更多成長）
3. 根據重要性設計分數：
而要開始生活遊戲的挑戰，那麼像是 RPG 一樣，有練功有分數是很重要的，所以我選擇用 Google 表單來設計生活遊戲挑戰表的原因，就是他具備測驗功能，可以計算分數：Google 表單測驗卷製作教學，幫老師自動改考卷評分。
我把前面設計好的五個生活挑戰，用「 Google 表單」製作成一張測驗卷，每個生活挑戰是一道單選題，選項就是成功、失敗，如果選擇成功就表示答對，這樣一來，如果今天某個生活挑戰有達成，就等於拿下這一題的分數。（不知道如何製作的朋友，請參考上面這篇文章連結的教學）
4. 每個挑戰的分數如何安排？
這邊有一個步驟很重要，就是要如何幫這五個習慣分配分數？當然可以隨便亂分，或是每個挑戰都是一樣的分數，但我覺得這樣效果不好，所以我的方法如下。
我讓這五個挑戰的分數加起來剛好是 100 分，因為 100 分對我們一般來說有滿分的直覺，而如果我今天的生活挑戰加起來有拿下超過 60 分，在我們的一般概念裡也直覺認為就是及格，這樣的分數計算比較有感。
接著，五個挑戰分配的分數不一樣，最重要的兩個挑戰各分配 30 分，次要的一個挑戰分配 20 分，剩下兩個不是那麼關鍵的挑戰各分配 10 分，也就是 30、 30、 10、 10、 20 分，加起來剛好 100 分。
六點早起（10分）
早上寫完一篇文章（20分）
完成每日 1+3+5 清單（30分）
晚上做10分鐘以上運動（10分）
晚上讀書30分鐘（30分）
這樣分配的好處是，無論如何，我一定要「起碼完成兩個最重要挑戰的其中一個」，我的分數加起來才會超過 60 分及格。
就像 RPG 練功一樣，就算我打死一堆小怪，如果根本沒有打敗魔王，那一點意義也沒有，所以分數的配置，要讓自己「一定要打倒起碼一隻魔王才能及格」，這樣每天的挑戰才有意義。
5. 想要拿取高分的挑戰：
在我之前這段練習的時間裡，我就每天晚上打開這份「生活遊戲挑戰表」，在手機上也能開啟，然後紀錄今天的挑戰結果，看看自己的分數，激勵自己或提醒自己明天要繼續挑戰。
6. 追蹤自己是否達標：
透過 Google 表單內建的「回覆」統計，我可以看到自己「及格」的比例，也可以看到最常失敗的挑戰等統計結果。
把 Google 表單匯出成 Google 試算表，還可以利用 Google 試算表自動統計功能，直接查看目前生活挑戰的「平均分數」有沒有及格？每個挑戰任務的達成比例有多少？
7. 給達標的自己獎勵
也不要忘記給自己設下一個目標，例如每個禮拜的成績、一個月的成績如果有超過「標準分數（例如 60 分）」，就給自己一個獎勵。
因為從我前面的分數設計中，可以看到要超過 60 分，表示我每天起碼有完成一個重要生活挑戰，這當然值得獎勵。
以上就是我的生活遊戲挑戰表方法，這個方法，說不定老師也可以在課堂上讓學生自己一起練習看看喔！
Word項目符號使用圖片做為符號清單標示
如何建立自訂項目符號為特定圖片？
打開 Word 文件，到上排點開項目符號清單。
選擇「定義新的項目符號」。
在項目符號字元這裡，選擇「圖片」。
然後就可以匯入想要使用的圖片了，建議圖片不要選得太複雜，畢竟是拿來做符號用的，原本是用自己的大頭圖，做出來效果就不太明顯。
就換了一個藍色狗掌印的圖，點確定。
在預覽這裡就可以看到效果了，預設是靠左對齊，也可以換成置中或靠右，OK 就點確定吧。
這樣就可以把原本的黑點換成藍掌印了，變得比較可愛，當然是看大家的需求使用適當的圖片，試試看囉。
打開 Word 文件，到上排點開項目符號清單。
選擇「定義新的項目符號」。
在項目符號字元這裡，選擇「圖片」。
然後就可以匯入想要使用的圖片了，建議圖片不要選得太複雜，畢竟是拿來做符號用的，原本是用自己的大頭圖，做出來效果就不太明顯。
就換了一個藍色狗掌印的圖，點確定。
在預覽這裡就可以看到效果了，預設是靠左對齊，也可以換成置中或靠右，OK 就點確定吧。
這樣就可以把原本的黑點換成藍掌印了，變得比較可愛，當然是看大家的需求使用適當的圖片，試試看囉。
2017年2月6日 星期一
Word - 啟動文件保護功能限制編輯區域，讓部分內容只給特定人士修改
1.如何啟動文件保護並指定編輯區域
打開你要編輯的 Word 檔，點擊「校閱」欄最右邊「保護文件」，開啟「限制格式設定及編輯」。
然後在第二項「編輯限制」中勾選「僅允許在文件中使用此類型的編輯方式」，預設第一項就是「不允許修改」。然後在第二項「編輯限制」中勾選「僅允許在文件中使用此類型的編輯方式」，預設第一項就是「不允許修改」。
接下來按住 Ctrl 鍵不放，將你要給其他人填寫的地方用滑鼠一個一個選取反白後，在右方「例外」勾選「每個人」。
按下「是，開始強制保護」，會跳出請輸入密碼的框框，在這裡輸入一組密碼（自己要記好，忘記就麻煩了）。
設定完畢後，底色黃色的區塊就是每個人都可以編輯的區域，其他地方就動不到了。
如果之後想要更改文件內容，只要點擊「停止保護」，輸入密碼解鎖即可。
通常像這種文件都要給主管過目更改，我們只要在例外選項中點選「更多使用者」，輸入使用者名稱，如果不只一人就以分號分隔。
「個人」欄位中就會出現剛剛新增的使用者，將要設定的使用者勾起來就會自動在上方新增一個群組（特殊人士），你可以對這些人特別設定。
最後一樣用滑鼠選取可編輯的區域，表示剛剛選的「特殊人士群組」可以更改這些反白的部分，就大功告成了。
打開你要編輯的 Word 檔，點擊「校閱」欄最右邊「保護文件」，開啟「限制格式設定及編輯」。
2017年1月18日 星期三
利用Excel將圖片分割列印
1.打開 Excel，設定顯示比例，大概 15％ 預覽起來最剛好
2.插入要製作的圖片（請注意圖檔大小，如果檔案太小放大解析度會很差，最後列印出來會有一格一格馬賽克）
3.調整圖片的尺寸，想像成你要放大成幾張 A4 紙，就拉到那個大小
4.最後將檢視改成整頁模式，就是列印出來的樣子，印出來再裁剪拼貼即可。
2.插入要製作的圖片（請注意圖檔大小，如果檔案太小放大解析度會很差，最後列印出來會有一格一格馬賽克）
3.調整圖片的尺寸，想像成你要放大成幾張 A4 紙，就拉到那個大小
4.最後將檢視改成整頁模式，就是列印出來的樣子，印出來再裁剪拼貼即可。
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